Jak mi v hlavě vzniká projekt (2)
Pokud chcete něco řešit projektově, řekněte si, jestli váš čas stojí za tu námahu.
Možná jste absolvovali nějaký kurz na téma Projektové řízení. Jestliže ano, asi mi odsouhlasíte, že ač různí lektoři, ve struktuře projektu a přístupu k němu se docela shodují. Takže velká výhoda při psaní projektů je, že zpravidla mají podobnou základní stavbu. Něco je třeba, a tak se stanoví cíl, rozplánuje se do dílčích úkolů a příslušných procesů. Rozdělí se týmové role, určí interní monitoring a jedete.
Je důležité, z jaké strategie projektové řízení vychází. Jestli se zapojujete do nějakého dotačního programu, nebo řešíte nějaký firemní úkol a chcete použít projektový přístup. První možnost znamená vstoupit do pravidel, která určuje někdo jiný, ve druhém případě si celou strategii řízení vytváříte sami.
Jak to je u mne?
Mám jedno kritérium, které se snažím dodržet. Projekt má řešit něco do budoucna, je to malý startup. Vzhledem k tomu, že realizuje vizi, určitě by neměl nahrazovat dosud nevyřešené nedostatky, které se táhnou z minula a nepřinášejí žádnou přidanou hodnotu. Z toho plyne CÍL, který je časově i obsahově dosažitelný a já mu hlavně rozumím.
Když je například cílem projektu vybavit školní knihovnu, je to zkrátka málo. Projekt by měl minimálně řešit, PROČ je ta knihovna potřeba a co přinese navíc. Tolik citovaný termín čtenářská gramotnost totiž se školní knihovnou přímo nesouvisí. Což neznamená, že by ve škole neměla být, jen by se neměla řešit projektem.
Pokud tedy chcete něco řešit projektově, řekněte si, jestli váš vynaložený čas stojí za tu námahu. Několikrát jsem se setkal s tvrzením, že projekt lze napsat za víkend. Netvrdím, že ne, jenom to není můj případ.
Je několik metod, jak definovat cíl. Jako příklad uvádím pomůcku SMART. Podle mne ani nepotřebuje hlubší rozbor, protože je dostatečně intuitivní pro pochopení. Jde o počáteční písmena: S - specifický, M - měřitelný, A - akceptovaný, R - realistický, T - termínovaný. Asi je to jasné, že? Někdy se k tomu přidávají měkké vazby: i - integrovatelný, e - etický, r - registrovaný. Poslední termín má svůj význam zejména v dnešní době, kdy se řada materiálů elektronicky sdílí.
Máte představu, co je cílem vašeho projektu, a je nejvyšší čas pro odpovědi na několik strategických otázek.
Můžete obstát ve výběru projektů?
/Dobře si promyslete, jestli zapadáte do podmínek výzev./
Jste schopni jej zrealizovat?
/Zda máte například dostatečné lidské zdroje./
Má budoucí manažer projektu na to, aby jej uřídil?
/Má zkušenosti, nebo jenom zbyl?/
Má pro vás opravdu takový význam, že se vyplatí to obrovské množství práce?
/Zda má pro vás přínos i za několik let, nikoli pouze nyní./
(Podobných otázek je mnoho a čím víc si jich položíte, tím lépe. Pokud ale vznikají pochybnosti již v této fázi, jak asi bude vypadat vlastní realizace, že?)
Když se rozhodnete do projektu jít, použijte hlavně tužku a papír. Co lze kreslit, kreslete. Myšlenkové mapy, diagramy, grafy, schémata, … Obrázek je nejlepší prvoplán. Já sice rád používám tablet, ale ten mi v této fázi papír jen nahrazuje, navíc ne vždy. Takže si po rozhodnutí, že se do psaní projektu pustíte, vyhrajte s touto fází. Potřebujete ji hlavně pro sebe. A po vyhotovení se sami sebe zeptejte, jestli vaše vize, hozena na papír, bude mít již zmíněnou přidanou hodnotu i za několik let.
04-03-2018