Projektové řízení financí (6)
Čím více do čerpání vidíte, tím občas hůře spíte.
Dostali jsme se k nejjednodušší části projektového řízení, kterou tvoří finance. Zní to divně, že? Jakkoli budí tvorba a čerpání rozpočtu respekt, já považuji tuto oblast za poměrně snadno uchopitelnou. Především proto, že když pracujeme s penězi, jsme mezi čísly, neboli tvrdými metrikami. Ale nejdříve pěkně od začátku.
Asi je dobré vědět něco o tom, co jsou investiční a neinvestiční výdaje, jak se počítají osobní náklady a v jakých formách, popř. jaké jsou zdroje financování. Vlastně toho tak málo není. Já se zaměřím na neinvestice a s nimi spojené osobní náklady. Nejde o nic objevného, pro účetní to jsou rutinní pojmy. Vaše role je v plánování a přípravě rozpočtu.
Takže nejdříve je třeba si vyjasnit, zda budete nakupovat produkt nebo službu. V takovém případě jde o přímou platbu a vy zodpovídáte za hospodárnost nákupu. Naštěstí existují pravidla pro vyhodnocení podobných situací, jen si je musíte nastudovat. Nezapomeňte na různé sazby DPH. Jestliže má vaše organizace stanoven nějaký pokyn pro rozhodování o způsobu výběru, určitě si jej podrobně pročtěte. Stává se běžně, že hranice pro výběrová řízení je u vás a u poskytovatele různá, v tom případě platí ta přísnější.
V každém projektu vznikají osobní náklady, což jsou mzdové výdaje. Opět je třeba vědět, že existují různé formy zaměstnaneckých smluv, u některých je pouze daňová povinnost, u jiných i zákonné odvody, popř. další výdaje. Máte v podstatě na výběr dvě cesty: buď stanovit výši úvazku, nebo vycházet z počtu hodin. Obojí vyplývá z WBS, neboť správné nacenění jednotlivých balíčků umožní jednoduchý výpočet. Kromě toho máte jasný argument pro vámi určený počet hodin. A v případě krácení také snadněji přehodnotíte náklady v jednotlivých úkolech. Velkou chybou je nastřelení nějakého počtu, jednak jej nezdůvodníte, a navíc by asi takový přístup zvyšoval riziko.
Další otázka vyvstane při stanovení hodinových sazeb. I zde existují nějaká pravidla, rozhodně by nikdo neměl chápat práci v projektu jako kurník se zlatými vejci. V každém případě se zde musí nacenit i odpovědnost.
Jak čerpat?
Tato fáze je spojena s časovým harmonogramem a stanovenými milníky. Pokud dostáváte zálohy, vyhodnotíte si, jak na tom jste a kolik potřebujete na další etapu. V případě vašich peněz si takto hlídáte, kolik máte vyčerpáno. Můžete využít úsečkový nebo síťový graf, mně pomáhá sestava v tabulkovém kalkulátoru, o které jsem už psal. V jedné tabulce máte jednotlivé úkoly a termíny (řádky a sloupce), v buňkách plánované náklady. Milníky si stanovíte podle počtu sloupců nebo možností dalších záloh. Zatím mi to vždy vyšlo.
Možná to vypadá složitě, ale já jsem přesvědčen, že ten, kdo projekt řídí, musí rozpočtování a finančním tokům rozumět. Patří to k hard skills projektových manažerů. I když je pravda, že čím více do čerpání vidíte, tím občas hůře spíte.
Spíše jako zpestření uvádím vaši roli, pokud projekt chystáte. Jde o metodu ROI (návrat investic). Vztah je jednoduchý: ROI = (výnos-investice)/investice. Výsledek x100 %. Jsme ve školství, a tak jediná investice školy během přípravy je do vás. Pokud tedy s vámi zaměstnavatel uzavře smlouvu na 20 tisíc korun za zpracování projektu ve výši jednoho milionu, návratnost je 98 %. Výsledek z říše snů.
10-06-2018