Reporting není byrokracie (9)
Bez systémového přístupu to opravdu nejde.
Jakákoliv podoba projektového řízení souvisí s jasným určením odpovědnosti. Každý zapojený pracovník by měl vědět, co, kdy a v jaké formě se od něj očekává. Úmyslně nepíšu v jaké kvalitě, neboť cílem by měla být vždy ta nejvyšší. Ne každý člověk má stejný přístup k plnění svých úkolů, k určování priorit a sebehodnocení. Proto je vhodné nastavit pravidelný způsob vyhodnocování úkolů. A sem patří i zprávy, neboli reporty.
Může to vypadat jako zbytečná byrokracie, protože informace se dají přenést i v běhu na chodbě. Ale ono to tak není. Nejhorší je věta "Vždyť jsem ti to říkal!", na to se velmi špatně reaguje. Jedna z dobrých vlastností projektů je vzájemná vazba jednotlivých činností. Pokud je závislá na více lidech, vzniká zde riziko, že se něco nevydaří. Mohou se zpozdit i ostatní části a jejich realizátoři se to nemusí dozvědět včas.
Proto je vhodné vytvořit jednoduchý protokol, který donutí každého týmového hráče se na několik minut zastavit a ohlédnout zpět. Podobné vyhodnocování musí být v pravidelných intervalech. A pokud to spojíte s pravidelnými poradami, máte dostatek podkladů pro celkovou analýzu. (Všimněte si, několikrát jsem použil slovo pravidelný. Asi je jasné, proč.)
Moje zkušenost je taková, že lidé se mohou upnout na vlastní úkol a nedojde jim, že na jejich výsledky někdo další čeká. Oni mají splněno! Nebo si aktualizují termíny a nikomu to neřeknou. Může se stát, že půjde o nějaká školení, kde díky tomu chybí vhodné prostory. Příkladů by se našlo více.
Nejde o psaní esejí ani slohových cvičení. Jednoduchá tabulka nebo online formulář zabere několik minut. Setkal jsem se s lidmi, kteří řekli, že nic sepisovat nebudou a naše spolupráce v podstatě skončila. Nedokázali pochopit, že v projektu nejsou jen oni a někdo jiný má odpovědnost, kterou oni nemají.
Představa, že budete dělat práci za někoho jiného, je velmi zrádná. Přestože byste úkol splnili dříve a lépe, neustupujte. Důslednost je nezbytná a za své žáky taky učitel nepíše úkoly, i když by byl pravděpodobně rychlejší a úspěšnější. Pokud člen projektového týmu nestíhá, nelze to přecházet. Podobné situace řešte i za cenu negativních reakcí. K výměně lidí se přistupuje málokdy, ale dochází k tomu. Vy potřebujete mít podklady, čímž jsme zpátky u reportingu.
Závěr? Pravidelná písemná zpětná vazba je využitelná pro regulaci činností, pro pochvaly za dobře odvedenou práci i jako zdroj pro řešení krizových situací. Opravdu nejde o zbytečnou byrokracii.
21-10-2018