Články
Rozpad do dílčích činností (4)
Projektové řízení dává vaší práci řád.
Vydefinovali jste si cíl, strategicky rozhodli, že do projektu jdete, máte již celkový plán a před sebou první úkol. Při pohledu na něj trochu mrazí v zádech, zní sice hezky, jednak ale nevíte, jak jej uchopit, a dále máte pocit, že do něj moc nevidíte. Co s tím? Nabízí se osvědčená metoda, která pod názvem hierarchická struktura činností umožňuje rozpad úkolu na menší části.
Možná znáte zkratku WBS (work breakdown structure), která u nás docela zlidověla jako "vébéeska". Tak to je totéž. Vezmete úkol a prostým rozkouskováním z něj vytvoříte jakéhosi pavouka, který trochu připomíná myšlenkovou mapu. Vypadá to jednoduše, že? Ono to ale tak snadné není. Je třeba dodržet několik základních pravidel. WBS je o výsledcích, nikoli o způsobu jejich dosažení. Obsahově by se jednotlivé balíčky neměly překrývat, zároveň nesmí nic vypadnout. A dále neřeší čas, pouze pro jeho nastavení vytváří podmínky.
Do kolika úrovní jít?
Více balíčků znamená větší počet menších úkolů. A vzájemná závislost na realizaci předchozího úkolu obsahuje svá pro i proti. Kladný přínos má fakt, že tím vlastně kontrolujete splnění dřívější fáze. Záporný prvek je v uvedené závislosti, pokud předešlá činnost vázne, zpožďuje i současný úkol. Osobně mám raději více kratších větví, pokud mi to projekt umožňuje. Lze tak pracovat na několika úkolech současně.
Jak velké balíčky tvořit?
Jestliže budou malé, bude jich hodně. Je třeba si uvědomit, že každý úkol musíte vyhodnotit, a tak by měl mít měřitelný výstup. Otázka souvisí s vašimi zkušenostmi, pokud začínáte, raději volte více menších balíčků, tím se hodně naučíte. Je tu ale riziko, že budete pořád něco analyzovat, což není příliš motivující. Já mám raději méně větších úkolů, ale s vědomím, že to záleží na vlastním projektu. Pokud jste jeho autory, lépe do něj vidíte. Když vstoupíte do jiného projektu, asi je vhodnější první postup.
V každém případě dejte uvedenému rozpadu nějaký řád, například ve formě jednotných karet nebo typů hlášení. Jak ještě uvidíte, WBS má přímý vliv na časový harmonogram a čerpání rozpočtu projektu.
14-04-2018